Powrót

Ankieta dla Dostawców

Zapraszamy Państwa do dokonania samooceny określającej, czy Państwa organizacja spełnia podstawowe kryteria odpowiedzialności społecznej i zrównoważonego rozwoju będące wymogami Kodeksu postępowania Dostawców Grupy Polpharma. 

Wypełnienie ankiety samooceny dostawców dostarczy Państwu informacji na temat poziomu realizacji wymagań stawianych przez nasz Kodeks. To tylko wstępna ocena, której wyniki są poufne i dostępne tylko i wyłącznie dla działu zakupów Grupy Polpharma. 

Tych z Państwa, którzy planują rozpoczęcie współpracy z Grupą Polpharma, zachęcamy do weryfikacji, czy Państwa organizacja postępuje zgodnie z podstawowymi wymaganiami, które stawiamy dostawcom. W kolejnych etapach wdrożenia Kodeksu postępowania ankieta będzie wykorzystywana jako narzędzie do kwalifikacji dostawców do współpracy. 

W przypadku jakichkolwiek problemów technicznych, uprzejmie prosimy o ich zgłaszanie na adres: ankietapolpharma@polpharma.com
W przypadku pytań merytorycznych uprzejmie prosimy o ich kierowanie na adres: ankietapytania@polpharma.com

W celu wypełnienia ankiety samooceny dostawców online, należy się zarejestrować.

Kwestionariusz samooceny dostawców

Wybierz rodzaj dostawcy:

Wybierz rodzaj firmy:

Kwestionariusz samooceny

Adres:

Lokalizacja zakładu produkcyjnego, (jeśli inna niż powyżej):













Informacje o firmie/formie działalności:

Profil firmy:

Obejmują wszystkie dostawy i wysyłki towarów oraz produktów (min. wyroby gotowe, surowce, opakowania, itp.).

Obejmują następujące grupy materiałów produkcyjnych zużywanych w trakcie przebiegu procesów produkcyjnych, podczas prac badawczo-rozwojowych, jak i związanych z zakupem produktów licencyjnych: surowców do syntez, aktywnych substancji farmaceutycznych, substancji uzupełniających, materiałów opakowaniowych, w pełni zapakowanych form gotowych (produkty licencyjne) form gotowych „in-bulk” (produkty licencyjne).

Obejmują materiały i usługi: ogólnofirmowe, HR, marketingowe, specjalistyczne, promocyjne, usługi eventowe i podróże.

Obejmują towary lub usługi zaliczające się do: usług technicznych i inżynieryjnych, materiałów technicznych i części zamiennych, maszyn i urządzeń, usług laboratoryjnych, IT, telekomunikacyjnych i floty samochodowej.










1. WARUNKI ZATRUDNIENIA I PRAWA PRACOWNICZE

1.1. Czy firma posiada udokumentowane procedury w zakresie:
Na przykład w postaci odpowiednich zapisów w umowach, regulaminach pracy lub aneksów do umów zawieranych z pracownikami bądź podwykonawcami.

Zapobiegania pracy dzieci?

Wolności zrzeszania się?

Zapobiegania dyskryminacji?

Wynagrodzenia?

Warunków pracy?

1.2. Czy osoby młodociane zatrudnione są zgodnie z krajowymi przepisami prawa, z wyłączeniem zatrudnienia do prac niebezpiecznych dla zdrowia i bezpieczeństwa?*
1.3. Czy firma zatrudnia pracowników w oparciu o umowy, z określonymi warunkami pracy?
Oczekuje się by, gdzie jest to uzasadnione rodzajem wykonywanej pracy, firma zatrudniała pracowników w oparciu o umowy o pracę.
1.4. Czy pracownicy zostali poinformowani i możliwości utworzenia związku zawodowego lub innej organizacji wspierającej prawa pracowników?
1.5. Czy firma oferuje pracownikom program szkoleń podnoszących kompetencje zawodowe?

*Podstawowe kryterium zgodności z Kodeksem postępowania dostawców Grupy Polpharma.

2. BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY

2.1. Czy firma zapewnia pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy zgodne ze standardami i przepisami prawa?*
Zapewnione są odpowiednie warunki oświetlenia, stanowiska pracy spełniają wymogi ergonomii, pracownicy mają dostęp do pomieszczenia socjalnego/ możliwość podgrzania posiłków, etc.
2.2. Czy firma wyposaża pracowników w niezbędne środki ochrony przed zagrożeniami o charakterze chemicznym, biologicznym i fizycznym?*
2.3. Czy pracownicy są regularnie szkoleni w zakresie BHP?
2.4. Czy w firmie wdrożono certyfikowane normy w zakresie zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy?

*Podstawowe kryterium zgodności z Kodeksem postępowania dostawców Grupy Polpharma.

3. ŚRODOWISKO NATURALNE

3.1. Czy firma prowadzi działalność zgodnie z określonymi przepisami prawa lokalnego?*
Typowymi obszarami takiej działalności jest emisja zanieczyszczeń (do powietrza, wód lub/ i do ziemi), czy wytwarzanie odpadów.
3.2. Czy firma podejmuje działania w celu ograniczenia wpływu swojej działalności na otoczenie, na przykład poprzez ochronę zasobów naturalnych?





3.3. Czy w firmie wdrożono certyfikowane normy w zakresie zarządzania wpływem środowiskowym?

*Podstawowe kryterium zgodności z Kodeksem postępowania dostawców Grupy Polpharma.

4. ZARZĄDZANIE I ETYKA

4.1. Czy firma posiada Kodeks Postępowania/Kodeks Etyki?

Czy pracownicy mają obowiązek podpisania oświadczenia o zapoznaniu się z Kodeksem?

Czy pracownicy są edukowani w zakresie stosowania zasad Kodeksu w praktyce?

Na przykład szkolenia z zasad Kodeksu, webinaria, wydarzenia dla pracowników promujące Kodeks i etyczne postępowanie

Czy przewidziano sankcje za niestosowanie wytycznych Kodeksu?

Czy zapisy Kodeksu oraz sankcje za ich niestosowanie (jeśli przewidziano sankcje) dotyczą wszystkich pracowników w równym stopniu?

4.2. Czy kwestie przeciwdziałania korupcji:

Regulowane są postanowieniami Kodeksu Postępowania/Kodeksu Etyki?

Regulowane są w odrębnych dokumentach wewnętrznych?

Na przykład w specjalnej polityce, procedurze antykorupcyjnej lub innych dokumentach opisujących zasady postępowania.

Czy firma posiada udokumentowane procedury przeciwdziałania korupcji inne niż kodeks?

4.3. Czy kwestie zapobiegania konfliktom interesu:

Regulowane są postanowieniami Kodeksu Postępowania/Kodeksu Etyki?

Regulowane są w odrębnych dokumentach?

Czy firma posiada udokumentowane procedury zapobiegania konfliktom interesu inne niż kodeks?

4.4. Czy w firmie funkcjonuje system zgłaszania naruszeń zasad Kodeksu Postępowania/Kodeksu Etyki? (jeśli tak, proszę wskazać narzędzia)
W ramach systemu powinno się określić tryb rozpatrywania zgłoszeń oraz mechanizmy zapobiegania ewentualnym szykanom pracowników sygnalizujących nieprawidłowości.

Anonimowa skrzynka mailowa/numer telefonu - wewnątrz firmy

Anonimowa skrzynka mailowa/numer telefonu - organizacja zewnętrzna

Ustanowienie takiej możliwości ma dodatkowo zapewniać poufność osobie sygnalizującej naruszenia/wątpliwości.

Wyznaczono osobę, której pracownicy mogą poufnie przekazać zgłoszenie

4.5. Czy firma posiada udokumentowane procedury w zakresie zarządzania ryzykiem?
4.6. Czy w organizacji została powołana osoba na poziomie najwyższego kierownictwa odpowiedzialna za kwestie zrównoważonego rozwoju/ odpowiedzialności społecznej?
4.7. Czy firma posiada strategię zrównoważonego rozwoju/odpowiedzialności społecznej?
Strategia nie musi być długim i złożonym dokumentem. Wystarczy np. pisemne/ sformalizowane określenie celów w zakresie zrównoważonego rozwoju w krótkim i długim okresie.
4.8. Czy firma wprowadziła Kodeks postępowania lub politykę dla swoich dostawców?
Wymagania jakie firma stawia swoim dostawcom, np. w zakresie zarządzania, warunków pracy czy jakości produktów, mogą znajdować się nie tylko w Kodeksie, ale także w umowie z dostawcą, czy specjalnych procedurach podpisywanych przez dostawcę w ramach współpracy.
4.9. Czy w firmie kiedykolwiek przeprowadzono zewnętrzny audyt etyczny?
Poddanie się audytowi etycznemu przeprowadzonemu przez audytora zewnętrznego służy dodatkowej weryfikacji skuteczności zarządzania organizacją w audytowanych obszarach. Przeprowadzenie audytu zewnętrznego w zakresie etyki traktowane jest jako dobra praktyka, nie jako warunek konieczny dla spełnienia wymogów Kodeksu Postępowania dla Dostawców Grupy Polpharma.

Data ostatniego audytu (należy zaznaczyć)

Dotyczy wszystkich standardów - jeśli firma poddano audytowi według kilku standardów, należy wskazać datę ostatniego.

Standard, według którego przeprowadzono audyt:





Na przykład według wymogów klienta, SGS Code of Conduct, International Classification for Standards (ICS), Fair Working Conditions (FWC), Worldwide Responsible Accredited Production (WRAP), Initiative Clause Sociale (ICS), etc.

4.10. Czy firma posiada certyfikowane systemy w zakresie zarządzania jakością?

*Podstawowe kryterium zgodności z Kodeksem postępowania dostawców Grupy Polpharma.

1. WARUNKI ZATRUDNIENIA I PRAWA PRACOWNICZE

1.1. Czy firma posiada udokumentowane procedury w zakresie:
Na przykład w postaci odpowiednich zapisów w umowach, regulaminach pracy lub aneksów do umów zawieranych z pracownikami bądź podwykonawcami.

Zapobiegania pracy dzieci?

Wolności zrzeszania się?

Zapobiegania dyskryminacji?

Wynagrodzenia?

Warunków pracy?

Jeśli firma nie posiada procedur w zakresie wolności zrzeszania się, czy pracownicy zostali poinformowani o możliwości tworzenia organizacji reprezentujących ich stanowisko w dialogu z pracodawcą?

Dialog może dotyczyć warunków pracy, wynagrodzenia, dodatkowych świadczeń, etc.
1.2. Czy osoby młodociane zatrudnione są zgodnie z krajowymi przepisami prawa, z wyłączeniem zatrudnienia do prac niebezpiecznych dla zdrowia i bezpieczeństwa?*
1.3. Czy firma zatrudnia pracowników w oparciu o umowy, z określonymi warunkami pracy?
Oczekuje się by, gdzie jest to uzasadnione rodzajem wykonywanej pracy, firma zatrudniała pracowników w oparciu o umowy o pracę.
1.4. Czy przy firmie działają związki zawodowe lub inne organizacje wspierające prawa pracowników?
1.5. Czy firma oferuje pracownikom program szkoleń podnoszących kompetencje zawodowe?

*Podstawowe kryterium zgodności z Kodeksem postępowania dostawców Grupy Polpharma.

2. BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY

2.1. Czy firma posiada udokumentowane procedury w zakresie bezpieczeństwa pracy?
2.2. Czy w firmie wdrożono certyfikowane normy w zakresie zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy?
2.3. Czy firma zapewnia pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy zgodne ze standardami i przepisami prawa?*
Zapewnione są odpowiednie warunki oświetlenia, stanowiska pracy spełniają wymogi ergonomii, pracownicy mają dostęp do pomieszczenia socjalnego/ możliwość podgrzania posiłków, etc.
2.4. Czy firma wyposaża pracowników w niezbędne środki ochrony przed zagrożeniami o charakterze chemicznym, biologicznym i fizycznym?*
2.5. Czy pracownicy są regularnie szkoleni w zakresie BHP?

*Podstawowe kryterium zgodności z Kodeksem postępowania dostawców Grupy Polpharma.

3. ŚRODOWISKO NATURALNE

3.1. Czy firma prowadzi działalność zgodnie z określonymi przepisami prawa lokalnego?*
Typowymi obszarami takiej działalności jest emisja zanieczyszczeń (do powietrza, wód lub/ i do ziemi), czy wytwarzanie odpadów.
3.2. Czy firma posiada udokumentowane procedury i/ lub strategię w zakresie kwestii ochrony środowiska?
Procedury powinny regulować mechanizmy weryfikacji wpływu środowiskowego i/ lub kluczowe cele oraz odnosić się do obowiązujących regulacji, w tym międzynarodowych jak np. do dyrektywy UE (REACH, WEEE, czy inne).
3.3. Czy w firmie wdrożono certyfikowane normy w zakresie zarządzania wpływem środowiskowym?
3.4. Czy firma podejmuje działania w celu ograniczenia wpływu swojej działalności na otoczenie, na przykład poprzez ochronę zasobów naturalnych?





*Podstawowe kryterium zgodności z Kodeksem postępowania dostawców Grupy Polpharma.

4. ZARZĄDZANIE I ETYKA

4.1. Czy firma posiada Kodeks Postępowania/Kodeks Etyki?

Czy pracownicy mają obowiązek podpisania oświadczenia o zapoznaniu się z Kodeksem?

Czy pracownicy są edukowani w zakresie stosowania zasad Kodeksu w praktyce?

Na przykład szkolenia z zasad Kodeksu, webinaria, wydarzenia dla pracowników promujące Kodeks i etyczne postępowanie

Czy przewidziano sankcje za niestosowanie wytycznych Kodeksu?

Czy zapisy Kodeksu oraz sankcje za ich niestosowanie (jeśli przewidziano sankcje) dotyczą wszystkich pracowników w równym stopniu?

4.2. Czy kwestie przeciwdziałania korupcji:

Regulowane są postanowieniami Kodeksu Postępowania/Kodeksu Etyki?

Regulowane są w odrębnych dokumentach wewnętrznych?

Na przykład w specjalnej polityce, procedurze antykorupcyjnej lub innych dokumentach opisujących zasady postępowania.

Czy firma posiada udokumentowane procedury przeciwdziałania korupcji inne niż kodeks?

4.3. Czy kwestie zapobiegania konfliktom interesu:

Regulowane są postanowieniami Kodeksu Postępowania/Kodeksu Etyki?

Regulowane są w odrębnych dokumentach wewnętrznych?

Czy firma posiada udokumentowane procedury zapobiegania konfliktom interesu inne niż kodeks?

4.4 Czy w firmie funkcjonuje system zgłaszania naruszeń zasad Kodeksu Postępowania/Kodeksu Etyki? (jeśli tak, proszę wskazać narzędzia)
W ramach systemu powinno się określić tryb rozpatrywania zgłoszeń oraz mechanizmy zapobiegania ewentualnym szykanom pracowników sygnalizujących nieprawidłowości.

Anonimowa skrzynka mailowa/numer telefonu - wewnątrz firmy

Anonimowa skrzynka mailowa/numer telefonu - organizacja zewnętrzna

Ustanowienie takiej możliwości ma dodatkowo zapewniać poufność osobie sygnalizującej naruszenia/wątpliwości.

Wyznaczono osobę, której pracownicy mogą poufnie przekazać zgłoszenie

4.5. Czy firma posiada udokumentowane procedury w zakresie zarządzania ryzykiem?
4.6. Czy w organizacji została powołana osoba na poziomie najwyższego kierownictwa odpowiedzialna za kwestie zrównoważonego rozwoju/odpowiedzialności społecznej?
4.7. Czy firma posiada strategię zrównoważonego rozwoju/odpowiedzialności społecznej?
Strategia nie musi być długim i złożonym dokumentem. Wystarczy np. pisemne/ sformalizowane określenie celów w zakresie zrównoważonego rozwoju w krótkim i długim okresie.
4.8. Czy firma wydaje Raport Zrównoważonego Rozwoju lub raport odpowiedzialności społecznej?


4.9. Czy firma wprowadziła Kodeks postępowania lub politykę dla swoich dostawców?
Wymagania jakie firma stawia swoim dostawcom, np. w zakresie zarządzania, warunków pracy czy jakości produktów, mogą znajdować się nie tylko w Kodeksie, ale także w umowie z dostawcą, czy specjalnych procedurach podpisywanych przez dostawcę w ramach współpracy.
4.10. Czy w firmie kiedykolwiek przeprowadzono zewnętrzny audyt etyczny?
Poddanie się audytowi etycznemu przeprowadzonemu przez audytora zewnętrznego służy dodatkowej weryfikacji skuteczności zarządzania organizacją w audytowanych obszarach. Przeprowadzenie audytu zewnętrznego w zakresie etyki traktowane jest jako dobra praktyka, nie jako warunek konieczny dla spełnienia wymogów Kodeksu Postępowania dla Dostawców Grupy Polpharma.

Data ostatniego audytu (należy zaznaczyć)

Dotyczy wszystkich standardów - jeśli firma poddano audytowi według kilku standardów, należy wskazać datę ostatniego.

Standard, według którego przeprowadzono audyt:





Na przykład według wymogów klienta, SGS Code of Conduct, International Classification for Standards (ICS), Fair Working Conditions (FWC), Worldwide Responsible Accredited Production (WRAP), Initiative Clause Sociale (ICS), etc.

4.11. Czy firma posiada certyfikowane systemy w zakresie zarządzania jakością?

*Podstawowe kryterium zgodności z Kodeksem postępowania dostawców Grupy Polpharma.