Powrót

Baza wiedzy

W tej części znajdziecie Państwo podstawowe pojęcia, najważniejsze informacje oraz kontakty przydatne podczas kolejnych etapów zapewniania zgodności działań Państwa firmy z postanowieniami Kodeksu postępowania dla Dostawców Grupy Polpharma.

Chcielibyśmy stopniowo włączać Państwa w realizację Strategii Zrównoważonego Łańcucha Dostaw Grupy Polpharma. Dlatego zależy nam na stworzeniu społeczności Dostawców Grupy Polpharma, w ramach której będą Państwo mieli możliwość wymieniania się wiedzą i dobrymi praktykami. Jako pierwszy krok, zachęcamy Państwa do zgłaszania działań z zakresu odpowiedzialnego postępowania realizowanych w Państwa firmach. Szczegóły znajdziecie Państwo w zakładce Zrównoważony łańcuch dostaw – dobre praktyki.

Słowniczek ważnych pojęć:

Ankieta samooceny:

Narzędzie stworzone przez Grupę Polpharma dla Dostawców, by ułatwić im dokonanie oceny stopnia zgodności swoich działań z Kodeksem postępowania, a także zademonstrowanie dobrych praktyk w zakresie stosowania jego zapisów. Jest również narzędziem do kwalifikacji Dostawców. Ankieta jest dostępna w wersji elektronicznej pod tym linkiem – po zapisaniu odpowiedzi, Dostawca otrzymuje email z informacją zwrotną wskazującą obszary doskonalenia organizacyjnego. Informacje zawarte w ankiecie będą poufne, wyłącznie do wiadomości Dostawcy i Grupy Polpharma i nie zostaną udostępnione osobom trzecim.

Audyt etyczny / socjalny:

Narzędzie pozwalające zweryfikować, czy dostawca przestrzega określonych kodeksów etycznych, wymagań standardu, wymagań prawnych lub wytycznych klienta. Wynikiem audytu etycznego są rekomendacje mające na celu poprawę kultury organizacyjnej firmy, jej stosunków z otoczeniem, przejrzystości prowadzonej przez nią działalności i prawidłowości podejmowanych decyzji, a także przeciwdziałanie korupcji.

Audyt strony pierwszej

Audyt wewnętrzny, przeprowadzany na potrzeby wewnętrzne przedsiębiorstwa. Audytu dokonuje wyszkolony, świadomy swoich obowiązków personel w sposób niezależny i bezstronny. Audyty wewnętrzne powinny być przeprowadzane systematycznie, w równych odstępach czasu, według wcześniej przygotowanego harmonogramu.

Audyt strony drugiej

Audyt zewnętrzny, zlecany przez klienta tzw. audyt kliencki. Procesowi audytu podlega zakład dostarczający wyroby bądź świadczący usługi klientowi. Audyt strony drugiej ma na celu weryfikację, czy dostawca spełnia określone wymagania oraz czy jest godny zaufania. Najczęściej wykonywany jest przez kwalifikowanych audytorów Zleceniodawcy (klienta).

Audyt strony trzeciej

Audyt zewnętrzny, przeprowadzany przez niezależną organizację (jednostka certyfikująca). Zleceniodawcą jest organizacja audytowana.

Dostawca Grupy Polpharma

Organizacja, która dostarcza określone towary lub usługi w oparciu o umowę zawartą z Grupą Polpharma. Do grupy dostawców zalicza się producentów, dystrybutorów i usługodawców.

Dostawca/ podwykonawca

Każdy podmiot lub osoba (osoby) w łańcuchu dostaw, które bezpośrednio dostarczają organizacji towary lub usługi, wykorzystywane w procesach wewnętrznych  lub do produkcji towarów lub usług organizacji. Na przykład producent substancji chemicznych stosowanych przez Dostawcę lub firma transportowa wynajęta przez Dostawcą w celu dowożenia pracowników do zakładu).

Działanie naprawcze

Działanie w celu wyeliminowania przyczyny wykrytej niezgodności i uzgodnienie postępowania Dostawcy z wymaganiami zawartymi w Kodeksie postępowania. Skuteczne działania naprawcze zapobiegają wystąpieniu podobnej niezgodności w przyszłości.Przykładem działania naprawczego jest wprowadzenie systemu wydawania pracownikom pasków wynagrodzenia lub udostępnienie odpowiedniego ubrania ochronnego pracownikom mającym kontakt z substancjami toksycznymi. (Źródło: SAI 2014)

Kodeks postępowania Dostawców Grupy Polpharma

Dokument, w którym zostały zebrane najważniejsze dla Grupy Polpharma zasady postępowania zgodne ze wzorcami etycznymi Grupy. Do ich poszanowania i stosowania zobowiązani są wszyscy Dostawcy. Jest to istotne kryterium doboru, oceny współpracy z dostawcami. (Źródło: Kodeks postępowania Dostawców Grupy Polpharma)

Konflikt interesów

Sytuacje, w których interesy osobiste lub rodzinne pracownika bądź też inne powiązania, stoją w sprzeczności z interesami pracodawcy. Do takich sytuacji należą między innymi – udzielanie zleceń przez pracownika jego krewnym, bliskim znajomym lub firmom do niego należącym, podejmowanie faworyzowanie osób bliskich przez pracownika podejmującego decyzje personalne dotyczące np. wynagradzania, awansowania lub rekrutowania, czy zaangażowanie pracownika w taką działalność innych podmiotów, która może naruszać interesy pracodawcy (źródło: Polpharma 2015).

Korupcja w biznesie

Korupcja może przybierać różnorakie formy. W dużej mierze łączy się z terminem łapownictwa i tę właśnie postać przybiera najczęściej. Korupcja oznacza wpływanie na decyzje podejmowane przez inne osoby poprzez oferowanie lub wręczanie nienależnych korzyści. Najczęściej pojawia się w sferze publicznej - gdy ktoś chce wpłynąć na decyzję urzędnika państwowego lub innej osoby pełniącej funkcję publiczną. Korupcja może jednak pojawiać się również w sferze prywatnej - gdy ktoś chce wpłynąć na decyzje podejmowane przez osoby pełniące funkcje w prywatnych firmach lub instytucjach. Korupcją jest nie tylko oferowanie lub wręczanie nienależnych korzyści osobiście, ale również czynienie tego przez pośredników. Na tej samej zasadzie korupcją jest oferowanie lub przekazywanie nienależnych korzyści bezpośrednio zainteresowanej osobie jak również osobom trzecim (krewnym, znajomym lub nawet podmiotom powiązanym z zainteresowaną osobą, takim jak fundacje czy stowarzyszenia). Nienależne korzyści, o których mowa powyżej, mogą mieć charakter zarówno majątkowy jak i osobisty. Dla zaistnienia korupcji nie ma znaczenia forma ani wartość korzyści. (źródło: Procedura antykorupcyjna Grupy Polpharma)

Ocena ryzyka

Proces przeprowadzany przez organizację w celu identyfikacji i priorytetyzacji obszarów ryzyka wystąpienia zagrożeń dla ciągłości biznesu. Ryzyko takie występuje m.in. w obszarze bezpieczeństwa pracowników, etyki biznesu, czy wpływu organizacji na środowisko naturalne.  Ocena ryzyka służy do opracowania polityk i narzędzi zapobiegania zidentyfikowanym zagrożeniom.

Pracownicy

Wszystkie osoby zatrudnione przez organizację na każdym szczeblu, w tym między innymi dyrektorzy, kierownicy, menedżerowie, pracownicy szeregowi i kontraktowi. Jako pracowników rozumie się także osoby nie zatrudnione bezpośrednio przez organizację (np. za pośrednictwem agencji pracy tymczasowej), w tym m.in. ochroniarzy, pracowników stołówki, sprzątaczy (Źródło: SAI 2014).

Responsible Supply Chain Management (RSCM):

Takie zarządzanie wpływem łańcucha dostaw, w myśl którego relacje z dostawcami kształtowane są biorąc pod uwagę:

  • Kryteria ekonomiczne – takie jak uczciwe warunki kontraktów, terminowe regulacje należności, niewykorzystywanie przewagi ekonomicznej do negocjowania + nieadekwatnych warunków umów, transparentność w nawiązywaniu kontaktów biznesowych, zapobieganie korupcji.
  • Kryteria społeczne – czyli uczciwe praktyki pracownicze (przestrzeganie prawa pracy i praw człowieka, godziwe wynagradzanie pracowników i pracowniczek, przestrzeganie zasad równouprawnienia, troska o zasady BHP), a także praktyki nastawione na współpracę ze społecznościami lokalnymi.
  • Kryteria środowiskowe – czyli aspekty związane z oddziaływaniem na środowisko naturalne, które odnoszone są do całego cyklu życia produktów (projektowanie, transport materiałów, wykorzystywanie, surowców do produkcji, utylizacja).
  • (Źródło: „Zrównoważony łańcuch dostaw: trendy i innowacje” – Forum Odpowiedzialnego Bizesu 2014)
SEDEX

(ang. Supplier Ethical Data Exchange): organizacja non-profit, skupiająca firmy z całego świata i różnych branż. SEDEX oferuje swoim członkom usługi związane ze standardem etycznym ETI Base Code (ang. Ethical Trading Initiative) oraz bazę online do zamieszczania raportów z audytów (http://www.sedexglobal.com/about-sedex/)

SMETA

(ang. SEDEX Members Ethical Trade Audit) procedura audytowa opracowana przez organizację SEDEX.

Społeczna odpowiedzialność biznesu (ang. Corporate Social Responsibility, CSR lub Corporate Responsibility, CR)

Strategia zarządzania i rozwoju firmy, budowana w oparciu o jej wartości, która uwzględniając potrzeby kluczowych interesariuszy i szeroko rozumianego otoczenia firmy pozwala osiągnąć długofalowe korzyści biznesowe. To sposób prowadzenia działalności biznesowej z uwzględnieniem interesów społecznych.

System zarządzania

Zbiór współzależnych zasad, procesów i procedur, które firma wykorzystuje do osiągnięcia celów biznesowych. Model prowadzenia biznesu w sposób zrównoważony wymaga uwzględnienia w planowaniu i wdrażaniu systemu zarządzania zasad społecznej odpowiedzialności.

Zrównoważony Łańcuch Dostaw

System powiązanych czynności biznesowych, obejmujących cały cykl życia produktu, pozwalający na tworzenie wartości dla wszystkich interesariuszy, przy jednoczesnym zapewnieniu sukcesu komercyjnego, przyczyniający się do wzrostu dobrobytu społecznego i poprawy stanu środowiska. (Źródło: Business For Social Responsibility - BSR 2007).

Najczęściej zadawane pytania

Wdrożenie Kodeksu
W jakim celu Grupa Polpharma wprowadza Kodeks postępowania?

Wprowadzenie Kodeksu postępowania jest istotnym etapem budowania zrównoważonego łańcucha dostaw Grupy Polpharma. Działanie w sposób etyczny i odpowiedzialny jest dziś niezbędnym i integralnym elementem prowadzenia biznesu na świecie. Jako firma obecna na międzynarodowych rynkach, chcielibyśmy aktywnie współpracować z Dostawcami by zapewnić przestrzeganie najwyższych standardów w całym łańcuchu wartości.

Wprowadzenie Kodeksu Postępowania Dostawców Grupy Polpharma ma na celu m.in:

  • Ujednolicenie wymogów wobec dostawców Grupy Polpharma w zakresie etyki, warunków zatrudnienia i bezpieczeństwa pracy, jakości produktów, ochrony środowiska i prowadzenia badań.
  • Zachęcenie Dostawców do aktywnego przeciwdziałania nieprawidłowościom w wyżej wymienionych obszarach działalności.
  • Wsparcie Dostawców w doskonaleniu działania, a co za tym idzie, jakości dostarczanych produktów i usług (m.in. przez wskazanie dobrych praktyk, dzielenie się doświadczeniem Grupy Polpharma i innych Dostawców).
Ile będzie kosztowało mnie wprowadzenie zasad ZŁD zgodnie z wymaganiami Kodeksu postępowania?

Grupa Polpharma nie oczekuje od Dostawców poniesienia określonych kosztów związanych z wprowadzeniem Kodeksu postępowania. Zdajemy sobie jednak sprawę, że zapewnienie zgodności działań z zapisami Kodeksu postępowania może wiązać się z koniecznością wprowadzenia zmian organizacyjnych, również takich, które wymagają nakładów finansowych. Zasięg i rodzaj tych zmian, a więc także ewentualne koszty wprowadzenia działań naprawczych, będą uzależnione od stopnia, w którym działania danego Dostawcy są niezgodne z wytycznymi.

Warto pamiętać, że wiele zapisów Kodeksu postępowania jest tożsamych z lokalnie obowiązującym prawem, a co się z tym wiąże – to nie stosowanie tych wytycznych może narażać Dostawcę na koszty w postaci kar pieniężnych.

Co więcej, stosowanie dobrych praktyk wskazanych w Kodeksie postępowania, takich jak sprawiedliwe traktowanie pracowników, czy przestrzeganie standardów BHP, nie powinno narażać Dostawcy na dodatkowe koszty. Wdrożenie niektórych wytycznych, w szczególności z obszaru środowisko naturalne, może także przynieść Dostawcy korzyści – na przykład w postaci oszczędności związanych z ograniczeniem zużycia energii elektrycznej czy wody. Wreszcie, w kontekście rosnącej świadomości biznesu w zakresie zrównoważonego łańcucha dostaw, wprowadzenie standardów, do których odwołuje się Kodeks postępowania, pomaga Dostawcy w budowaniu przewagi konkurencyjnej.

Otrzymałem Kodeks postępowania i chciałbym stosować jego zapisy. Od czego zacząć?

Przede wszystkim, należy wypełnić ankietę (link) pozwalającą samodzielnie ocenić stopień zgodności własnych działań z Kodeksem postępowania oraz demonstrującą dobre praktyki w zakresie stosowania jego zapisów. Wynik ankiety będzie wskazaniem, które działania należy rozwijać w pierwszej kolejności, które wprowadzić, a których zaprzestać.

Planując działania na rzecz zapewnienia zgodności z Kodeksem postępowania, warto odpowiedzieć sobie na kilka kluczowych pytań, np.:

  • Czy postępuję zgodnie z przepisami prawa lokalnego?
  • Które z posiadanych przeze mnie dokumentów, polityk, czy procedur odnoszą się do poszczególnych obszarów Kodeksu postępowania?
  • Czy mam pewność, że wszyscy pracownicy znają te procedury? Czy przestrzeganie ich gwarantuje zgodność z Kodeksem postępowania, czy może powinienem podjąć dodatkowe kroki w celu zapewnienia efektywności moich systemów zarządzania?
  • Czy mam świadomość zagrożeń związanych z nieetycznym postępowaniem (w tym przez i wobec moich własnych pracowników)?
  • Czy weryfikuję stosowanie wymogów, które stawiam swoim dostawcom i podwykonawcom?

Odpowiedzi na te pytania wraz z wynikami ankiety samooceny będą wskazaniem dla Dostawcy, na jakie niezgodności jest najbardziej narażony oraz które działania naprawcze trzeba będzie podjąć w pierwszej kolejności. Jeśli już na etapie wstępnej weryfikacji Dostawca stwierdzi, że nie jest w stanie zapewnić zgodności z Kodeksem postępowania, należy skontaktować się z Grupą Polpharma za pośrednictwem adresu etyka@polpharma.com w celu wspólnego opracowania planu naprawczego.

Przestrzegam prawa – czy to nie wystarczy?

Przestrzeganie przepisów prawa lokalnego jest bezwzględnym minimum, jakie musi spełniać Dostawca by nawiązać współpracę z Grupą Polpharma. Jednak docelowo, to zasady spisane w Kodeksie postępowania będą określać podstawowe kryteria doboru Dostawców Grupy Polpharma, dlatego warto jak najszybciej zacząć je stosować. Wdrożenie Kodeksu postępowania jest ważnym etapem realizacji strategii zrównoważonego łańcucha dostaw (ZŁD) Grupy Polpharma. Jednym z kluczowych zadań strategii jest minimalizacja ryzyka wystąpienia nieprawidłowości w obszarze warunków pracy i zatrudnienia, BHP, ochrony środowiska, etyki (w tym korupcji i nadużyć), a także jakości. Równie istotnym aspektem strategii ZŁD jest budowanie wartości zarówno dla Grupy Polpharma, jak i Dostawców stosujących zapisy Kodeksu postępowania. Samo przestrzeganie prawa nie przyniesie korzyści, jakie Dostawcy mogą osiągnąć dzięki Kodeksowi, który nie tylko określa wymogi, ale także wskazuje proces ciągłego doskonalenia.

Korupcja i łapówkarstwo są niezgodne z polskim prawem. Dlaczego potrzebuję dodatkowych procedur w zakresie zapobiegania tym zjawiskom?

W wielu krajach prawo zabrania korupcji, a mimo to jest ona wciąż powszechna. Nawet jeśli w wyniku oceny ryzyka przeprowadzonej przez firmę, korupcja nie wydaje się bezpośrednim zagrożeniem dla jej funkcjonowania, nie da się całkowicie wyeliminować wystąpienia go w przyszłości. Dlatego oczekujemy, że współpracujący z nami Dostawcy będą aktywnie zapobiegać korupcji, m.in. wdrażając własne procedury w tym zakresie.

Czy Polpharma stosuje zasady, o których mowa w kodeksie postępowania dostawców?

Tak. Od początku naszej działalności dokładaliśmy wszelkich starań by w relacjach z pracownikami i partnerami zewnętrznymi postępować z poszanowaniem prawa, procedur wewnętrznych i najwyższych standardów etycznych. Potwierdzeniem tych zobowiązań jest Kodeks Etyki Grupy Polpharma przyjęty decyzją Zarządu Polpharma SA.

(więcej: http://www.polpharma.pl/kodeks-etyki-grupy-polpharma/).

Od lat podejmujemy też działania na rzecz zrównoważonego rozwoju, w tym minimalizujące nasz wpływ na otoczenie. Szczegółowy opis naszych starań można znaleźć na stronach www poświęconych społecznej odpowiedzialności i w Raporcie Społecznym Grupy Polpharma (http://www.polpharma.pl/odpowiedzialnosc-spoleczna/).

Czy zasady Kodeksu postępowania obowiązują mnie wyłącznie podczas produkcji/ dostarczania usługi dla Grupy Polpharma?

Nie. Nawiązując współpracę z Grupą Polpharma, Dostawca staję się częścią naszego łańcucha wartości, dlatego oczekujemy przestrzegania postanowień Kodeksu postępowania także w kontaktach z innymi parterami biznesowymi.

Czy jeśli mam certyfikat w danym obszarze to jest to wiarygodne poświadczenie spełnienia wymogów?

Przedstawienie certyfikatu wydanego przez niezależną jednostkę certyfikującą może być dodatkowym poświadczeniem spełniania kryteriów Kodeksu Postępowania przez Dostawcę. W przypadku posiadania takiego certyfikatu, należy poinformować o tym Grupę Polpharma, najlepiej za pośrednictwem formularza dobrych praktyk. Jeśli obecnie trwa u Państwa proces certyfikacji, również prosimy o odpowiednią informację – będzie to sygnał, że poczyniliście Państwo starania by spełnić wymagania standardu.

Niezależnie od tego, podczas audytu, przeprowadzona będzie weryfikacja zgodności we wszystkich obszarach Kodeksu postępowania, także tych objętych certyfikacją. Udostępnienie audytorowi dokumentacji związanej z uzyskaniem certyfikatu znacznie przyspieszy proces, co stanowi dodatkowy powód, dla którego zachęcamy do informowania o posiadaniu przez zakład certyfikatów w odpowiednich obszarach.

Czy podczas wdrażania Kodeksu postępowania otrzymam wsparcie od Grupy Polpharma?

Aby ułatwić Dostawcom samodzielną ocenę stopnia zgodności własnych działań z Kodeksem postępowania, opracowaliśmy ankietę samooceny (link), od wypełnienia której zalecamy rozpoczęcie procesu. Każdy Dostawca, który wypełni ankietę otrzyma interpretację wyników, będącą wskazaniem, które działania należy rozwijać w pierwszej kolejności, które wprowadzić, a których zaprzestać. Sekcja www dla Dostawców, w której znajdujecie się Państwo obecnie, pełni również funkcję edukacyjno – informacyjną. W zależności od potrzeb i wymogów naszych Dostawców, będziemy stopniowo zamieszczać tam informacje z zakresu wdrażania Kodeksu postępowania oraz zrównoważonego łańcucha dostaw, również dzięki dobrym praktykom zgłaszanym przez Dostawców.

Zapraszamy do stałego kontaktu z nami – wszelkie komentarze i pytania w zakresie Kodeksu postępowania prosimy kierować na adres etyka@polpharma.com.

Chciałbym wprowadzić kodeks dla swoich dostawców/ podwykonawców Czy mogę przesłać Kodeks postępowania Dostawców Grupy Polpharma swoim dostawcom?

Tak. Jednym z wymogów Kodeksu postępowania jest przekazanie jego zasad własnym dostawcom i podwykonawcom oraz promowanie ich w całym łańcuchu dostaw. Udostępnianie Kodeksu postępowania Dostawców Grupy Polpharma partnerom biznesowym jest oczywiście możliwe pod warunkiem, że dokument będzie przekazany w niezmienionej formie, tj. z zachowaniem wszystkich zapisów. Niezależnie od tego, zachęcamy Dostawców do opracowywania własnych zasad postępowania obowiązujących przy współpracy z ich partnerami biznesowymi.

W jaki sposób mam weryfikować, czy moi dostawcy i podwykonawcy stosują zapisy Kodeksu postępowania?

Dostawcy są kluczowymi partnerami Grupy Polpharma we wdrażaniu strategii zrównoważonego łańcucha dostaw, dlatego oczekujemy od nich upowszechniania oraz weryfikacji zasad stosowania Kodeksu postępowania przez własnych partnerów biznesowych. Można tego dokonać za pomocą wizyty w zakładzie, pozyskania odpowiedniej dokumentacji, jak również przeprowadzenia audytu strony drugiej lub trzeciej.

Mój dostawca/ podwykonawca odmówił stosowania Kodeksu postępowania Dostawców Grupy Polpharma – co mam zrobić?

Jednym z wymogów Kodeksu postępowania jest zarówno przekazanie jego zasad własnym dostawcom i podwykonawcom, jak o weryfikacja ich przestrzegania. W przypadku, gdy któryś z partnerów biznesowych Dostawcy odmówi dostosowania własnych działań do wskazań Kodeksu, Dostawca powinien w pierwszej kolejności upewnić się, czego dotyczą niezgodności. Jeśli w sposób oczywisty łamane jest prawo, powinno to być powodem do zakończenia współpracy z dostawcą lub podwykonawcą. Jeśli niezgodności zachodzą podczas wykonywania zleceń w ramach współpracy z Grupą Polpharma, Dostawca powinien poinformować o tym Grupę Polpharma.

W jaki sposób mam promować i zwiększać świadomość w zakresie zrównoważonego rozwoju?

Przede wszystkim stosując zasady określone w Kodeksie postępowania, tego samego wymagając od swoich pracowników, dostawców i podwykonawców. Od Dostawców Grupy Polpharma oczekujemy, by wprowadzali standardy wykraczające poza absolutne minimum, jakim jest przestrzeganie przepisów prawa lokalnego. Zachęcamy także do wdrażania dobrych praktyk w zakresie Kodeksu postępowania (przykłady działań można znaleźć m.in. na http://odpowiedzialnybiznes.pl/dobre-praktyki/) i szerokiego komunikowania tych działań, także informując o nich Grupę Polpharma (link do formularza online).

Ankieta samooceny
Uzyskałem bardzo niski wynik w ankiecie samooceny. Czy stanie się to powodem rozwiązania współpracy ze mną przez Grupę Polpharma?

Nie. Ankieta samooceny jest narzędziem, którego zadaniem jest ułatwienie oceny stopnia zgodności działań Dostawcy z Kodeksem postępowania, a także pokazanie dobrych praktyk w zakresie stosowania jego zapisów. Odpowiedzi twierdzące wskazują pożądane działania, które pomogą Dostawcy w spełnieniu kryteriów Grupy Polpharma. Jeśli Dostawca odpowiedział NIE na większość pytań, jest to sygnał, że warto podjąć działania naprawcze, w szczególności jeśli niezgodności dotyczą warunków krytycznych. Informacje zawarte w ankiecie są poufne, wyłącznie do wiadomości Dostawcy i Grupy Polpharma i nie zostaną udostępnione osobom trzecim.

Kiedy mogę wykonać następną ankietę samooceny/Jak często można wypełniać ankietę samooceny?

Ankieta samooceny jest narzędziem stworzonym przez Grupę Polpharma dla Dostawców, by ułatwić im dokonanie oceny stopnia zgodności swoich działań z Kodeksem postępowania, a także zademonstrowanie dobrych praktyk w zakresie stosowania jego zapisów. Stanowi także kryterium kwalifikacji Dostawcy do współpracy z Grupą Polpharma w procesach przetargowych. Dlatego zachęcamy do przeprowadzenia samooceny wkrótce po otrzymaniu Kodeksu postępowania. W sytuacji, kiedy wynik ankiety wskazuje na konieczność podjęcia działań naprawczych, ponowne wypełnienie formularza będzie miało sens po wprowadzeniu zmian na rzecz skorygowania niezgodności z zapisami Kodeksu postępowania. Ankietę będzie można wykonać wielokrotnie, lecz nie częściej niż raz na trzy miesiące. Informacje zawarte w ankiecie pozostaną poufne, wyłącznie do wiadomości Dostawcy i Grupy Polpharma.

 Audyty dostawców
Kto będzie ponosił koszt audytu?

W celu weryfikacji spełnienia oraz przestrzegania zasad Kodeksu postępowania, u wybranych Dostawców przeprowadzane będą audyty wewnętrzne (przez przygotowanych pracowników Grupy Polpharma) zewnętrzne (tzw. audyty strony drugiej, przeprowadzane przez audytorów zewnętrznych). Rodzaj i narzędzia audytu będą uzależnione od kilku czynników, m.in. stwierdzonego stopnia oraz obszaru niezgodności. Typowo, koszt audytu wewnętrznego będzie ponosiła Grupa Polpharma, a koszt audytu zewnętrznego – Dostawca.

W jakim schemacie / modelu będą się odbywały audyty?

W celu weryfikacji spełnienia oraz przestrzegania zasad Kodeksu postępowania, u wybranych Dostawców przeprowadzane będą audyty wewnętrzne (przez przygotowanych pracowników Grupy Polpharma) zewnętrzne (tzw. audyty strony drugiej, przeprowadzane przez audytorów zewnętrznych). Rodzaj i narzędzia audytu będą uzależnione od kilku czynników, m.in. stwierdzonego stopnia oraz obszaru niezgodności. Zakres audytów będzie odpowiadał obszarom Kodeksu postępowania, a ich celem będzie weryfikacja zgodności postępowania dostawców i sprawdzenie m.in.: sposobu traktowania pracowników, praktyk zatrudniania i wynagradzania, sposobu, w jaki Dostawca zapewnia bezpieczeństwo i higieniczne warunki pracy, działań Dostawcy na rzecz ograniczania negatywnego wpływu na środowisko oraz systemów zarządzania organizacją